Organización de eventos, el checklist de las decisiones claves

Organización de eventos, el checklist de las decisiones claves

Como en casi todo lo que tiene que ver con la comunicación, el marketing y en general, el servicio a un cliente, en el mundo de la organización de eventos tampoco hay fórmulas matemáticas que te garanticen el éxito. La creatividad es fundamental así que este artículo no pretende ser un decálogo, aunque sí que os adelanto un recordatorio de las tres cuestiones sobre las que deberéis decidir si tenéis que organizar un sarao.

Sitio:

Como ya os he avanzado, depende, depende y depende. De quién sea el cliente, de cuál sea el motivo, de qué se quiere conseguir con él, de la imagen a transmitir, de la movilidad del público, de cuánta gente esperéis que venga… Tratad de ser originales y que el espacio juegue a vuestro favor, es importante que el lugar que acoja vuestro evento pueda formar parte de la comunicación en sí, que diga algo. Si presentáis un libro de cocina, pues que el lugar esté relacionado de alguna manera, si se trata de algún evento VIP pues quizás un club privado o un hotelazo y si es una conferencia de tema político pues pensad en butacas confortables y un espacio algo más serio. Pero lo más importante es no perder el Norte, la gente ha de poder llegar fácilmente, a no ser que la experiencia de ir con el mapa en la mano sea una parte más del juego.

Servicios:

Dependerá de la duración, del aforo y del programa, tendréis que decidir si necesitaréis un catering, si habrá que contratar personal de apoyo (azafatas, por ejemplo), la megafonía y el servicio de rack para que los medios de comunicación puedan coger audio, deberéis pensar en si será necesario un proyector para las imágenes o si habréis de contratar animación (música o espectáculos) para amenizar la velada.En muchos casos, los espacios están acostumbrados a albergar diferentes acontecimientos y ya cuentan con muchos de estos servicios, o trabajan con proveedores, éste aspecto también puede ser clave a la hora de decidiros por una ubicación u otra porque os puede facilitar mucho el trabajo. En cualquier caso, tendréis que cercioraros de si están o no a vuestra disposición y cómo puede repercutir en el precio.

Comunicación:

Quizás es por deformación profesional pero en mi opinión, este punto es clave. La mayoría de los eventos que se organizan buscan precisamente comunicar algo (alguna novedad, simplemente el poderío de la empresa o una llamada de atención del tipo ey! que estoy aquí…) Así que este apartado habrá que mimarlo especialmente.
Deberéis pensar en la estética del espacio, colores corporativos, elementos gráficos (photocall, roll ups, cartelería, fondos del escenario y decorado del mismo, programa de actividades impreso,…) Dependerá de cada acontecimiento pero ya os avanzo que el diseñador gráfico será esos días un buen y necesario aliado.
Por otra parte, casi en la totalidad de los casos será necesaria una página web para el evento, o al menos una landing page a la que poder remitir en los anuncios o invitaciones que hagáis.
Podría parecer que cuando os hablaba de los servicios que deberemos asegurar me haya olvidado del Wi-Fi, pero no es así. Una red de conexión a internet abierta debería ser obligatoria en todas las circunstancias y para todos los locales que se dediquen a albergar eventos, aquí no hay depende que valga, y es que otra de las cosas que deberéis decidir es el hastag que fijaréis para la ocasión, así como la estrategia de comunicación en las redes sociales para el antes, el durante y el después del evento.
Para algunos acontecimientos con gran número de público, cada vez es más común la creación de aplicaciones móviles y redes sociales ex proceso para conseguir la interacción entre las personas que asistirán.
La comunicación tradicional u off-line también tendrá un papel importante, así que deberéis considerar la necesidad de organizar una rueda de prensa para la presentación del evento, con su nota de prensa, su dossier de asistentes, invitaciones a los medios de comunicación que se considere oportuno (generalistas o del sector) y a día de hoy ya no nos podemos olvidar de los nuevos influencers de nuestra era: los bloggers deberán estar también acreditados.

Una larga lista de decisiones y de cosas que organizar, así que procurad que no se os eche el tiempo encima. Repasándola y viendo el volumen de tareas a las que os tendréis que enfrentar es fácil estresarse por eso deberéis aseguraros de que disponéis de tiempo suficiente.  No hay peor cosa que improvisar, a los invitados les suelen gustar las sorpresas, ¡pero recordad, sólo si son buenas!

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Edurne Seco Herran

Periodista, comunicadora, curiosa y siempre aprendiz. También mama, sin duda el mejor proyecto que he emprendido hasta ahora y, atención al detalle, es indefinido y en constante evolución